Ce que le confinement nous a appris du numérique
Cyrielle, Responsable marketing et communication 28 mai 2020
Plus de deux mois se sont écoulés depuis l’annonce du confinement mi-mars, qui laissait derrière elle un goût âpre. Les entreprises, commerces, lieux publics - comme chacun le sait - ont dû fermer leurs portes et trouver, quand cela était possible, de nouvelles formes d’organisation.
En tant qu’agence web et professionnels du numérique, nous avons pu vivre et constater des changements et de nouveaux besoins, aussi bien au sein de notre équipe qu’à l’extérieur de l’agence. Voici selon nous, le rôle qu’a joué (ou aurait pu jouer) la transformation numérique au cours de cette période si particulière.
Le e-commerce en renfort
La période de confinement a été marquée par la fermeture de la majorité des commerces et points d’accueil physiques.
Aussi, se tourner vers le e-commerce ou proposer un moyen de réserver des produits en ligne s’est avéré salutaire pour les commerçants qui ont pu sauter le pas.
D’autres acteurs de la vente ont tiré partie de cette période d'accalmie pour concevoir ou refondre leur plateforme de vente en ligne. Cela leur assurait de pouvoir reprendre au mieux leur activité au lancement de la solution.
Pour ces commerçants, une solution de e-commerce a été l’opportunité de :
- continuer à vendre, générer du chiffre d’affaires, tout en évitant les contacts physiques
- rester visibles auprès des consommateurs et continuer de communiquer sur la vie, les produits, les offres du commerce
- élargir leur clientèle en gagnant en notoriété
D’un point de vue global, créer un site e-commerce leur a permis de s’adapter aux nouveaux modes de consommation en ouvrant un nouveau canal de vente. L’investissement reste donc bénéfique sur le long terme.
Le télétravail comme nouveau mode d’organisation
Du côté de travail de bureau, l’instauration du télétravail a été nécessaire pour faire perdurer l’activité. Les entreprises ont alors cherché des outils pour pouvoir proposer une organisation optimale du temps de travail à leurs collaborateurs. Elles ont également cherché à mettre à disposition des outils collaboratifs, favorisant le travail d’équipe à distance.
Les outils de gestion numériques tirent leur épingle du jeu
Les intranets, extranets, par exemple, ont pu permettre une meilleure communication et un meilleur transfert d’informations entre l’entreprise, ses salariés et ses clients. Les ERP ont permis de suivre l’évolution des actions stratégiques et commerciales. Ces logiciels collaboratifs sont efficaces, ils centralisent les ressources au sein d’un même espace numérique. Ils sont fiables et sécurisent les données confidentielles.
Globalement, ces logiciels de gestion ont eu de nombreux avantages. Ils donnent, par exemple, la possibilité de :
- partager des documents (salariés, clients…)
- produire des documents (ex : devis, facture…)
- mieux communiquer via des messageries
- mieux s’organiser, suivre des listes de tâches / plannings / agendas partagés
- suivre des projets en équipe et centraliser les informations liées
- avoir des retours clients
Aparté : le cas concret des bailleurs sociaux
Novaway travaille en collaboration avec la société Activinnov, sa filiale édition de logiciels. Celle-ci a pu proposer un logiciel SaaS permettant aux acteurs de l’immobilier social de réaliser des Commissions d’Attribution de Logements à distance. Une aubaine pour le secteur qui avait l’habitude de réunir les membres physiquement, et qui doit parfois faire face à des situations de relogement d’urgence.
Le confinement vécu par l’agence
Comme pour un grand nombre d’entreprises, le confinement a su challenger notre équipe. Il a été l'occasion de repenser et d'améliorer nos méthodes de travail et de communication. De simples habitudes à prendre - pour de grands initiés - qui ont su faire leurs preuves et ont justifié d’une grande flexibilité de notre équipe.
Voici quelques unes des actions mises en place pour continuer à bien collaborer à distance.
Les réunions et ateliers de co-conception
- Les réunions à distance (Discord, Google Meet, Zoom, Slack…) : nous avons pu tester différents outils de visioconférence. Cela nous a permis de réaliser efficacement toutes nos réunions internes mais aussi les réunions clients. Les démos ont pu être réalisées à distance en partage d’écran.
- Les ateliers de co-conception ont également pu être organisés avec les clients grâce à des outils numériques adaptés. Un grand pas en avant qui nous permettra désormais d’avoir plus d’options pour la conception d’outils numériques à distance, même hors période de confinement.
La communication et cohésion d'équipe
Mis à part maintenir une haute qualité de prestation, le gros enjeu du télétravail à temps complet a été de garder le lien social entre les membres de l'équipe.
Des actions de communication interne et des activités ludiques ont donc été proposées :
- Organisation de points réguliers en visioconférence destinés à toute l’équipe pour maintenir un bon niveau d’information sur les évolutions et projets à venir
- Envoi d'une newsletter interne pour mettre en avant les actualités de l’entreprise, les projets mis en production, les initiatives d’équipe…
- Proposition d'activités ludiques pour continuer à partager nos bons plans "confinement", et participer ensemble à des moments de détente
Le numérique et ses perspectives d'avenir
Malgré les pertes indéniables que le confinement aura engendrées, ce temps (plus ou moins) mort aura permis de se recentrer sur l'importance de la transformation numérique dans notre société. Elle aura permis de limiter la casse dans certaines situations économiquement défavorables.
Finalement, le numérique aura également permis d'envisager de nouvelles perspectives d'avenir qui, nous l'espérons, permettront à de nombreuses entreprises de tenir le cap et de perdurer.
