Quand refondre une solution numérique : les signaux clés à surveiller

Le numérique a conquis les entreprises. Il leur a permis d’enrichir l’expérience de leurs clients en proposant des services disponibles à tout moment qui les rendent autonomes. Il a rendu les collaborateurs plus efficaces en leur permettant de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Mais une solution numérique - une plateforme, un logiciel, une application - ce n’est pas simplement une somme de fonctionnalités, c’est une expérience.

Ainsi, alors même que les fonctions de votre solution n’ont pas (toujours) vocation à être modifiées, l'expérience peut avoir été altérée par d’autres facteurs. Mettre à jour une solution numérique est un investissement nécessaire pour une entreprise digitalisée. Par souci de rentabilité, beaucoup continuent d'utiliser des logiciels, plateformes ou applications obsolètes, mais à quel prix ?

Comment savoir si votre solution numérique doit être refondue ? Voici quelques questions pour vous aider à y répondre.

L’interface de votre logiciel est-elle intuitive et ergonomique ?

L’interface est un élément essentiel pour une bonne expérience utilisateur. Si l’interface est défectueuse, si l’ergonomie et la navigation sont dépassées, si elle est esthétiquement obsolète, alors elle peut perdre vos utilisateurs.

Elle peut les perdre au sens propre : ils ne trouvent pas les informations qu’ils cherchent. Et elle peut faire chuter leur motivation à se servir de l’outil. Résultat : elle agit directement sur le taux d’utilisation de la solution, et par ricochet, sur votre rentabilité si cela touche vos clients ou votre productivité si cela touche vos collaborateurs.

Quelques questions à se poser :

• Votre interface utilisateur répond-t-elle aux critères actuels d’ergonomie et de design ?
• L’arborescence et la navigation sont-elles fluides ?
• La solution est-elle accessible sur des supports mobiles comme un smartphone ou une tablette ?

La technologie utilisée est-elle performante et à jour ?

Si la technologie peut faire gagner du temps, elle peut aussi en faire perdre lorsqu’elle n’est pas mise à jour. Le temps de chargement vous empêche de réaliser une action facilement ? Des messages d’erreur s’affichent sur les pages auxquelles vous tentez d’accéder ? Lorsque la technologie de l'outil est obsolète ou ne prend pas en charge les nouvelles normes, une refonte peut être nécessaire pour moderniser l'outil et garantir sa compatibilité avec les environnements actuels.

Les questions à se poser :

• Avez-vous récemment procédé à une mise à jour de votre outil et d’ailleurs, est-il encore possible de le mettre à jour ? 
• Les modules et différents liens sont-ils toujours accessibles ?
• Toutes les fonctionnalités sont-elles pleinement opérationnelles ?

Votre solution a-t-elle évoluée avec votre activité ?

Si votre solution numérique n’est pas qu’une somme de fonctionnalités, celles-ci restent néanmoins au cœur de vos processus métier et doivent évoluer avec lui.

Pour suivre les tendances du marché, vous avez réorganisé votre activité ? Vous avez privilégié une nouvelle stratégie ou intégré un nouveau canal de distribution ? Une refonte peut être nécessaire lorsque les objectifs commerciaux évoluent.

Si l'outil ne peut pas évoluer pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités ou s'intégrer à d'autres systèmes/outils de gestion, une refonte architecturale peut être nécessaire. 

Les questions à se poser :

• Mes logiciels sont-ils complets et me permettent-ils de gérer l’ensemble de mon activité ?
• La connexion entre mes outils métiers est-elle optimale ?

Votre logiciel respecte-t-il la réglementation en vigueur ?

Tout comme la technologie, les réglementations peuvent évoluer rapidement, que ce soit dans le numérique ou dans certains domaines d’activité. Votre logiciel répond-il aux critères du marché actuel ? Par exemple, prend-t-il en compte tous les critères relatifs au Règlement Général sur la Protection des Données ? Respecte-t-il les règles propres à votre secteur ?

Les questions à se poser :

• Les données récupérées et conservées dans mon outil respectent-elles le RGPD et la réglementation relative à votre activité  ?
• Vos utilisateurs sont-ils suffisamment informés du traitement de ces données ?

Votre solution numérique respecte-t-elle les dernières normes de sécurité ?

Autre enjeu lié à l'obsolescence d'un logiciel : la sécurité. Les solutions numériques récoltent souvent un volume plus ou moins conséquent de données personnelles. Celles-ci doivent uniquement être accessibles par les personnes responsables du traitement. Vous devez pouvoir garantir que personne en dehors de votre organisation ne puisse y accéder. Si votre logiciel est trop vieux, il est possible que les normes de sécurité ne soient plus respectées. 

Question à se poser :

• Ma solution numérique respecte-t-elle les obligations en matière de sécurité ?

Un audit pour prendre une décision éclairée

Mettre à jour sa solution web, la refondre est un passage nécessaire de son cycle de vie. C’est un investissement humain et financier. Aussi, réaliser un audit est recommandé pour prendre les meilleures décisions.

L’audit permet d'identifier les lacunes, les forces et les opportunités d'amélioration, garantissant une refonte ciblée et efficace. Cette phase permet d’évaluer la satisfaction des utilisateurs et de s’appuyer sur leurs retours. La performance technique est analysée ainsi que l'alignement aux objectifs commerciaux et la conformité réglementaire. Cette démarche réduit les risques d'erreurs coûteuses et offre des données tangibles pour guider la refonte.

En somme, l'audit préalable est le socle sur lequel repose le succès d'une refonte, optimisant l'outil numérique pour une expérience utilisateur enrichie et des résultats plus probants.

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