Comment rédiger une expression de besoin pour une agence web ? (+ modèle à télécharger)

Vous avez un projet web (site internet, application mobile, logiciel..) et devez choisir le prestataire le plus adapté pour le développer ? Établir une expression de besoin est l’une des conditions sine qua non si vous souhaitez partir du bon pied. Elle permet de poser les bases contextuelles, techniques et fonctionnelles du projet. Cela permet de présenter clairement vos attentes aux prestataires sélectionnés pour réaliser une offre.

Cependant, tout le monde n’est pas expert dans le domaine de la rédaction de spécifications. Besoin d’aide ? Voici les points clés qui vous permettront de rédiger une expression de besoin suffisamment détaillée pour obtenir un devis d’agence web.

Qu’est-ce qu’une expression de besoin ?

Une expression de besoin est un document qui détaille votre projet web dans sa globalité.

Contrairement au cahier des charges, l’expression de besoin n’a pas vocation à décrire le projet de manière exhaustive. Par "exhaustif", nous entendons par exemple qu'elle n'a pas vocation à définir l'intégralité des fonctionnalités qui seront développer, ni même la manière de procéder. Ce travail viendra par la suite, avec l'aide du prestataire.

Claire et concise, elle est très utile lors de la recherche d'agence web et sert de base lorsque des spécifications fonctionnelles et techniques plus détaillées sont requises. Elle n’est pas contractuelle et peut être modifiée en fonction des retours de vos interlocuteurs ou de l’évolution des besoins.

Pourquoi rédiger une expression de besoin ?

• Poser votre réflexion par écrit et vous imprégner du contexte, des objectifs à atteindre, des principales fonctionnalités / problématiques techniques pour pouvoir les transmettre plus facilement à vos interlocuteurs
• Concrétiser votre projet en passant de l’idée au détail fonctionnel et technique
• Obtenir des devis de plusieurs prestataires et les comparer sur une base similaire, stable et précise

Voici donc 8 points qui vous aiguilleront dans la rédaction de votre expression de besoin. Les différents points comportent des exemples qu'il vous sera possible de prendre en compte ou non selon les informations que vous souhaiterez faire parvenir aux prestataires.

1. Présentation du projet et contexte

Présentation de l’entreprise

La présentation de votre entreprise permet de comprendre l'historique de la société et l'environnement dans lequel elle évolue. Inutile de trop entrer dans le détail, l'idée est simplement d'apprendre à vous connaître afin de mieux appréhender le projet.

Pour cela, vous pouvez détailler des points essentiels tels que : les dates clés depuis la création, explication du domaine d'activité, produits et services, organisation du travail et des ressources humaines, etc.

Présentation du projet

Entrez ensuite dans le coeur du sujet en présentant les spécificités liées à votre projet. Vous pouvez par exemple développer des informations de base telles que :

• Le type de projet : site internet, application web ou mobile, logiciel métier...
• Le contexte, les objectifs et enjeux
• Les utilisateurs visés
• Les concurrents et entreprises ayant déjà réalisé un projet similaire
• Les ressources humaines : une équipe dédiée a-t-elle été constituée au sein de votre entreprise ? Vos ressources humaines sont-elles limitées ? Ces informations nous permettront notamment de comprendre quelle méthode de gestion de projet sera la plus adaptée. La méthode agile, par exemple, nécessite de nombreuses interactions et donc de la disponibilité de votre part. Au contraire, une méthode waterfall, une fois la base du projet posée, nécessitera beaucoup moins de sollicitations.
• Les partenaires existants : avez-vous déjà sélectionné des partenaires ? (ex : webmarketing, design...). Cela permettra à l'agence de délimiter son périmètre d’intervention et d’estimer le budget avec plus de précision. Cela est également utile pour une meilleure organisation et pour anticiper les éventuelles connexions entre le projet et d’autres services (ex : connexion ERP/CRM, outil de webmarketing...).
• Glossaire : si le contexte du projet s’y prête.

2. Besoins fonctionnels

Les besoins prioritaires

Essayez d’être le plus exhaustif possible lors de la description des fonctionnalités souhaitées. Si votre projet comporte des incertitudes et si vous éprouvez des difficultés à détailler cette partie, mentionnez simplement les fonctionnalités les plus importantes sans lesquelles le projet ne peut pas voir le jour. Répondez à la question “Que souhaite-t-on faire ?” plutôt que “Comment faire ?”.

Exemple pour le site de e-commerce de personnalisation d’objets :

1. Création de compte et connexion
1.1	Créer un compte / se connecter avec email et mot de passe
1.2	Se connecter avec ses comptes Google et Facebook

 

 

2. Catalogue produits
2.1	Créer des fiches produits depuis un back-office
2.2	Importer des fiches produits automatiquement depuis un ERP
2.3	Filtrer les produits par catégories et prix

 

 

3. Module de personnalisation
3.1	Générer un formulaire de personnalisation
3.2	Prévisualiser les produits personnalisés

 

 

Même si la réflexion vous semble prématurée, n’hésitez pas à ajouter des schémas, wireframes/maquettes, tout ce qui pourrait nous aider à comprendre au mieux votre besoin.

Les options / évolutions possibles

Les évolutions fonctionnelles

Dans cette section, indiquez les fonctionnalités que vous souhaitez développer, mais qui ne sont pas obligatoirement à intégrer dans une première version. Cela peut être en raison du budget ou simplement par volonté de se concentrer d’abord sur l’essentiel puis de développer la solution au fil des retours utilisateurs.

Exemple pour le site e-commerce de personnalisation d’objets :

4. Fidélisation
4.1	Relancer par email quand le panier est abandonné si la personne s'est connectée à son compte personnel
4.2	Connecter le site à un outil de newsletter (ex : nom de l’outil)
4.3	Mettre en place un module de codes promotionnels (promotion en % et en valeur) avec période de validité

 

 

 

La priorisation de vos fonctionnalités vous semble flou ? Novaway organise des ateliers matrice valeur/effort qui permettent de faire le point sur les priorités de développement en fonction du retour sur investissement de chacune des fonctionnalités. 

Les évolutions plus globales

Cette partie peut contenir les évolutions envisagées sur le long terme. Votre projet doit-il par exemple être dupliqué pour servir une autre organisation, une filiale..? La base doit-elle être reprise pour répondre à un nouvel objectif ? Un outil métier doit-il être créé pour le compléter ?

Ces informations sont utiles car elles permettent d'anticiper les risques techniques en prévoyant une structure adaptée aux évolutions prévues dès le départ.

3. Besoins et contraintes techniques

Les projets doivent quelquefois respecter des contraintes techniques. Par exemple, si vous développez un site e-commerce, il se peut qu’il doive être connecté à un logiciel métier, par exemple, un ERP contenant vos produits ou la liste de vos clients, etc.

L’exhaustivité de la liste de ces contraintes est importante. Certaines d’entre elles pourraient rendre une collaboration impossible, en raison des compétences à disposition du prestataire.

Voici quelques exemples de contraintes techniques rencontrées sur des projets web :

• Quels sont les supports (ordinateur, tablette, smartphone), navigateurs et systèmes d'exploitation à favoriser pour votre projet ? Bien que les prestataires essayent au maximum de rendre les projets accessibles sur l'ensemble des appareils, OS et navigateurs les plus en vogue, certaines situations peuvent valoir la peine d'être mise en avant. Par exemple, si vous savez que vos utilisateurs utiliseront principalement un smartphone ou une tablette, l'interface devra être spécialement pensée pour ces terminaux. Si votre cible utilise encore une ancienne version d'un navigateur peu utilisé tel qu'Internet Explorer, des développements spécifiques pourront être à prévoir. 
• Des connexions avec d'autres outils métiers ou services sont-elles nécessaires ? (Ex : connexion à un ERP, CRM, autres API...)
• Votre site sera-t-il accessible dans plusieurs langues / pays ?
• Faut-il respecter des normes d'accessibilité pour le bon usage des personnes en situation de handicap ?
• Pour une application mobile :
  • Quels sont les système.s d’exploitation à favoriser ? (iOS, Android..?).
  • L'application doit-elle nécessairement être accessible via les stores (Google Play, App Store…) ou une progressive web app (application web) est-elle envisageable ?
  • Un mode hors-ligne est-il requis ?

Cette liste est loin d’être exhaustive étant donné qu’elle ne présente que quelques contraintes fréquemment rencontrées sur les projets de sites ou d’applications. Cette partie est à personnaliser entièrement selon votre projet.

4. Création graphique et structure du projet

Besoins en création graphique et webdesign

Avant de penser les premières maquettes d’un projet web, les équipes de création ont besoin d’éléments graphiques ou d’inspiration design leur permettant de concevoir un univers correspondant à vos attentes.

Dans un premier temps, nous aurons besoin de savoir à quels niveaux nous devrons intervenir, quelles ressources seront à disposition et si d’autres prestataires sont déjà en charge de certaines parties (ex : création de l’identité visuelle).

Vous pourrez donc répondre à ces quelques questions :

• Quels éléments graphiques seront nécessaires ou fournis ? (ex : wireframes, images/icônes...)
• La charte graphique est-elle déjà conçue ? (ex : logo, couleurs, typographies…)
• Existe-t-il des sites, applications, logiciels dont vous souhaitez que l'agence s'inspire ?

Structure du projet

Il se peut également que vous ayez déjà envisagé une première version d’arborescence pour votre site/app/logiciel. Par arborescence, nous entendons l’organisation des contenus, accessibles notamment via la construction des menus de navigation. Si une première arborescence existe, n’hésitez pas à la communiquer. Elle pourra également servir de base lors de la phase de maquettage.

5. Prestations annexes attendues

Dans cette section, vous pouvez préciser tous les services supplémentaires dont vous souhaitez bénéficier pour la réalisation de votre projet. Par exemple :

• Un travail de SEO poussé sera-t-il nécessaire et un prestataire webmarketing est-il déjà sélectionné ?
• Avez-vous besoin d’une solution d’hébergement / d'infogérance ?
• Quel niveau de formation est attendu de la part du prestataire ?

6. Planning prévisionnel

Cette partie concerne les délais que vous vous êtes fixés pour réaliser le projet. Elle peut simplement contenir les dates butoirs des grandes étapes, par exemple :

• Offres des prestataires attendues pour le ..../..../....
• Début du projet : ..../..../....
• Mise en ligne : ..../..../....

Vous pouvez préciser si ces échéances sont flexibles ou si elles doivent impérativement être respectées. Cela permettra de pouvoir échanger autour des disponibilités de chaque partie afin de réaliser le projet, toujours dans la limite du raisonnable.

7. Budget

Comme nous vous l’expliquions dans notre article “Combien coûte un projet web ? Exemple du site internet sur mesure”, l’aspect budgétaire a une réelle incidence sur le développement du site, de l’app, du logiciel...

Les porteurs de projets craignent parfois de voir s’envoler les prix s’ils donnent des indications financières. Côté agence, le budget permet plutôt d’analyser notre capacité à effectuer une prestation qualitative et compétitive. Il ne faut donc surtout pas hésiter à indiquer dès le départ vos contraintes financières, ou au moins une fourchette aussi proche que possible des ressources à disposition.

Indiquer un budget permet d’échanger en toute transparence sur les différentes possibilités de développement et de trouver des solutions techniques ou fonctionnelles adaptées. Cela fait gagner un temps précieux à chacune des parties.

Quelques conseils pour conclure

Finalement, nous conclurons comme nous avons commencé, avec un message essentiel : l'expression de besoin se doit d'être aussi claire que possible, tout en restant assez exhaustive pour pouvoir évaluer l'ampleur du projet. Aussi, nous souhaitions ajouter 3 conseils finaux pour clôturer cet article :

• Soyez clairs et concis : partir dans de trop longues explications pourrait perdre le lecteur. Le besoin doit être compris facilement par une personne externe à l’organisation.
• Vulgariser les termes techniques ou penser à les définir en début de document afin d'éviter les incompréhensions.
• Rester ouverts aux idées d'optimisation et laisser une place pour les conseils des experts que vous contacterez. Avoir une idée trop aboutie dès le départ pourrait brider la créativité et impacter la réussite de votre projet.

Maintenant c'est à vous, bonne rédaction !

Besoin d'aide pour rédiger votre expression de besoin ?

Besoin d'aide pour mettre de l'ordre dans vos idées ? Novaway propose des ateliers de co-conception permettant de définir les besoins de votre projet (ex : définition des parcours utilisateurs, de l'arborescence idéale, des fonctionnalités à développer en priorité, analyse des problématiques techniques et audit, etc.). Les ateliers peuvent aboutir à un cahier des charges fonctionnel et technique complet. Contactez-nous !