Coûts directs et coûts cachés : quel est le vrai prix de ma solution web ?

Mettre en place une plateforme, un outil métier ou un logiciel pour son entreprise nécessite souvent de choisir entre une solution éditeur et un outil développé sur mesure.

De nombreux porteurs de projet se posent donc la question du “Make it or buy it?” : vaut-il mieux créer son logiciel ou payer pour une solution existante ?

Calculer son coût total de possession (TCO) pour réaliser des économies

Si la solution éditeur (cloud ou SaaS) semble financièrement avantageuse de prime abord, comparer le coût total de possession (encore appelé Coût du Cycle de Vie ou en anglais Total Cost of Ownership) des solutions qui se présentent à vous est important pour s’en assurer.

Le Total Cost of Ownership est le calcul de l’ensemble des coûts liés à l'acquisition de votre solution web/logiciel tout au long de sa durée de vie.

Très utilisé dans le secteur automobile, il semble moins connu dans le domaine informatique. L’estimation de sa valeur est pourtant essentielle. Un projet peu cher à l’achat peut se révéler être plus onéreux sur le moyen/long terme.

Le TCO permet donc d’optimiser les dépenses investies dans votre système d’information ou votre activité en ligne. C’est un véritable outil d’aide à la décision si vous souhaitez obtenir un meilleur retour sur investissement.

Identifier tous les coûts, notamment les coûts cachés

Entrer dans le détail du Coût Total de Possession, c’est définir avec précision les coûts qui sont générés par la mise en place d’une solution technique.

Les coûts directs (coûts de conception, mise en place, développement…), facilement identifiables, peuvent être plus avantageux sur une solution éditeur ou sur une solution développée sur mesure.

Les coûts indirects - ou coûts cachés - (coûts d'infrastructure, montée en compétence et adhésion des équipes…) peuvent quant à eux être plus difficiles à identifier et à valoriser. Il est recommandé de bien se les approprier.

Connaître l’intégralité des coûts aura deux impacts sur votre stratégie :

• Découper votre budget vous permettra d’être plus alerte sur les possibilités qui s’offrent à vous en matière de stratégie. Par exemple : modification des process, changement de prestataires, internalisation des compétences, suppression d’un poste de dépense, etc.
• Vos comparatifs budgétaires seront plus pertinents en prenant en compte les dépenses sur l’intégralité de la vie des produits.

La solution la plus adaptée se présentera finalement à vous en fonction de votre contexte, de vos objectifs et de vos ressources humaines et financières.

Make or buy : faire le meilleur choix entre développer sur mesure ou sous-traiter

Alors, vaut-il mieux faire développer sa solution informatique ou utiliser un outil déjà disponible sur le marché ? Dans cet article, découvrez le détail des différents postes de dépenses à inclure dans le calcul du TCO pour le développement d’un projet web/mobile.

A noter : il n’existe pas de calcul universel du TCO car il doit prendre en compte les spécificités de chaque métier. Cet article met en avant les principaux postes de dépenses pour l’acquisition d’une solution informatique et ne se veut pas exhaustif.

L’analyse de ces coûts peut vous paraître complexe et cela est tout à fait normal. Etre bien accompagné dans leur identification peut vous permettre de faire vos comparatifs de manière plus éclairée.

N.B : nous partons ici du principe que les solutions comparées comprennent les mêmes fonctionnalités.

Le coût d’acquisition / d’utilisation

Le coût d’acquisition pour un projet sur mesure ou d’utilisation pour une solution éditeur correspond au prix d’achat. C'est le montant le plus facile à identifier et souvent celui qui est pris en compte dans les comparatifs.

Pour une solution sur mesure

Le coût d’acquisition correspond au montant TTC indiqué sur votre facture. Au règlement, l’entreprise devient propriétaire de la solution. Elle ne doit plus régler de frais mensuels, hors évolutions et potentielles actions de maintenance.

Pour une solution éditeur

Le coût d’utilisation représente le prix des licences. Prenons donc l’exemple d’un CRM connu sur le marché :

Je choisis pour mon entreprise la formule Professionnel qui coûte 16 € par mois / par utilisateur avec un engagement annuel (20 € sans engagement). Je souhaite un abonnement pour 40 utilisateurs : la facture mensuelle s’élève donc à 640 €/ mois, facturée 7 680 € à l’année (ou 9 600 € pour 12 mois sans engagement).

Ce prix peut considérablement augmenter en fonction du nombre d’utilisateurs. Il peut également varier dans le temps selon la stratégie de l’éditeur. Il peut être intéressant de faire le calcul sur le long terme afin de savoir à partir de combien de temps une solution sur mesure peut être rentabilisée.

Le coût lié à la recherche de solution

Le coût d’acquisition peut également comprendre le budget alloué à la phase de recherche de la solution : demandes de renseignement, démos, réalisation de comparatifs, etc.

Il faudra donc calculer le salaire journalier des collaborateurs investis x le nombre de jours de recherche.

Le coût de paramétrage ou de conception

Pour une plateforme ou un logiciel éditeur, voici quelques questions à se poser :

• La mise en place, le paramétrage et la personnalisation de l’outil selon mes besoins fonctionnels et la charte graphique de mon entreprise vont-ils engendrer des dépenses supplémentaires ?
• Nécessitent-ils l’intervention d’un ou plusieurs membre·s de mon équipe ? Est-il nécessaire de faire appel à un intégrateur spécialisé ? Dans ce cas, je dois prévoir un budget dédié.

Pour une solution sur mesure :

• Selon mes besoins, quel budget dois-je allouer à une phase de conception ? (Etude de marché, audit de mon système d’information, entretiens utilisateurs, ateliers de conception pour définir ma stratégie…) ?
• Combien coûte la mise en place de la solution ?
• Le délai de conception - et par conséquent de mise sur le marché - risque-t-il de me faire perdre mon avantage concurrentiel, et donc de l’argent ?

Le coût de migration

Ce coût impacte le sur-mesure comme la solution éditeur. En cas de refonte d'outil, des données peuvent être migrées à partir de systèmes existants vers la nouvelle solution, selon différentes méthodes, ce qui engendre des coûts additionnels.

Le coût de prise en main, formation et accompagnement au changement

Le coût de prise en main représente le temps nécessaire à la bonne appropriation de l’outil par ses utilisateurs. L’optimisation de ce temps peut représenter des investissements en matière de formation. Les questions à se poser peuvent être :

• Mon prestataire (éditeur comme agence ou professionnel) propose-t-il des formations ?
• Si oui, ce prix est-il inclus dans le prix d’achat annoncé ?
• Les prestataires comparés prennent-ils en compte les mêmes critères dans leur budget formation ? (Format, heures de formation, nombre d’utilisateurs concernés…)

Il peut également être pertinent d’envisager une stratégie où des utilisateurs seraient sélectionnés pour former leurs pairs. Ils peuvent par exemple avoir été inclus au projet dès la phase de conception. Cela offre deux avantages majeurs :

• Ils connaissent le produit, son fonctionnement et sont capables de former d’autres personnes
• Leur intégration augmente leur adhésion au projet. Ils pourront être de bons ambassadeurs pour un meilleur taux d’adoption de votre outil. Dans le cas d’un remplacement de logiciel dans une entreprise, ils peuvent être une des clés pour un bon accompagnement au changement.

Les budgets formation ne peuvent donc pas toujours être comparés sur une même base. La stratégie globale de votre entreprise doit être prise en compte afin d’évaluer quelles actions auront le meilleur retour sur investissement pour votre projet.

A noter que dans le cas d’une solution sur mesure, c’est l’outil qui s’adapte à l’utilisation. L’outil répond donc strictement aux besoins des collaborateurs, ce qui peut faciliter la prise en main. A contrario, dans le cadre d’une solution éditeur, certains collaborateurs peuvent être déjà formés du fait d’une utilisation dans une expérience précédente.

Le coût d’hébergement

Contrairement au coût de licence qui concerne la solution éditeur, le coût d’hébergement concerne les solutions sur mesure. Parmi les questions à se poser :

• L'hébergement de ma plateforme est-il inclus par défaut dans mon devis ? Est-ce une option à ajouter ?
• Est-il préférable d’opter pour un hébergement dédié ou est-ce que je peux minimiser les coûts en choisissant un hébergement mutualisé ?
• Suis-je en mesure d’héberger moi-même la solution ?

Le coût de support

Sans surprise, les coûts de support sont liés à toutes les questions que je peux avoir et qui nécessitent de solliciter le prestataire. Les questions à se poser :

• Un support est-il proposé dans chaque offre ?
• Quelle durée est prévue pour cette prestation ? (ex : support gratuit pendant 3 mois).
• Quels sont les coûts supplémentaires pour un support après cette durée ?

Le coût de maintenance

La maintenance d’une solution informatique sert à en corriger les bugs et à réaliser des évolutions si nécessaire.

Elle est indispensable dans le cadre de la création d’une solution sur mesure, et permet de la mettre à jour et la faire évoluer au fil du temps. Les questions à se poser :

• Un programme de maintenance est-il inclus dans l’offre de mon prestataire ? Si oui, quels types de maintenance : corrective, évolutive, préventive.
• Quelles sont les prestations comprises dans le forfait de maintenance proposé ?
• Combien de temps cette maintenance est-elle valable ?
• Quels sont les coûts additionnels dans les cas où la maintenance prévue ne couvre pas mon besoin ?
• Quels sont les délais de réactivité en cas d’anomalie ? (et le coût d’un dysfonctionnement)

Pour une solution éditeur, la maintenance est plus limitée. Il est possible de remonter des dysfonctionnements à l’équipe de production par le biais du support. Les mises à jour et évolutions sont généralement programmées par l’éditeur lui-même qui garde seul la main sur leur rythme de déploiement. En cas de solution d’éditeur personnalisable, veillez à bien identifier le coût d’éventuelles évolutions.

Les coûts de mise en conformité

En fonction de votre secteur d'activité, il peut y avoir des coûts supplémentaires pour garantir que la solution est conforme aux réglementations et aux normes en vigueur.

Cela peut par exemple être le cas dans l'industrie médicale et pharmaceutique et peut par exemple concerner la protection des données sensibles (RGPD).

On peut également prendre pour exemple le secteur immobilier où les récentes lois ont imposé aux agences plusieurs mises à jour du contenu de leurs annonces (par exemple, l’affichage du diagnostic énergétique).

Le coût de non qualité

Il est parfois tentant de partir sur la solution qui semble être la moins onéreuse. Cependant, il peut être intéressant de comprendre ce qui fait varier le prix. Est-ce dû à une spécialisation du prestataire ? Ou plutôt un investissement limité dans la création de la plateforme (ex : temps et équipe réduits) ?

Voici un exemple ludique qui illustre parfaitement l’impact d’un temps de réalisation sur le rendu d’un projet :

Attention donc aux offres anormalement basses qui risquent de poser des problèmes de qualité du code et d’obsolescence à moyen/long terme.

Les problèmes de qualité peuvent directement impacter la productivité de vos équipes. Ils pourront requérir plus d’efforts et de coûts de maintenance. A terme, ils peuvent entraîner le remplacement de la solution, des coûts de réversibilité ainsi que les coûts d’achat d’une nouvelle solution.

Le coût de réversibilité

Le coût de réversibilité est le budget qui sera dédié à un changement de solution. En effet, qu’elle soit utilisée pendant 2, 5, 10 ou même 20 ans, une solution logicielle est vouée à être remplacée un jour.

Pour une solution éditeur

La réversibilité concerne principalement la possibilité de récupérer les données. Il est nécessaire de s’assurer dès le départ qu’un export est (et restera) possible. La question de la propriété des données est d'ailleurs un point d’attention. En effet, suivant les licences, les éditeurs peuvent rester propriétaires des données qui sont hébergées sur leurs plateformes.

Pour une solution sur mesure

Il y a généralement peu de blocages techniques. Le coût de réversibilité comprend souvent le temps d’intervention de l’équipe de production afin d’assurer une bonne passation pour le remplacement de l’outil. On recommandera d’ailleurs de réaliser les développements sur mesure sur la base de langages et frameworks avec une forte communauté (et idéalement Open Source) pour faciliter cette passation.

Aller plus loin dans l’analyse de coût

L’objectif de cet article n’est pas de vous donner un cours de finance. Mais il est essentiel de garder à l’esprit que lorsque l’on réalise un investissement important, l’évolution du coût de l’argent dans le temps à son importance.

Quand vous aurez estimé tous les coûts potentiels des solutions que vous souhaitez comparer, nous vous invitons à aller voir votre directrice ou directeur financier pour qu’il ou elle vous parle de Valeur Actuelle Nette et Coût Moyen Pondéré du Capital. En plus de marquer votre intérêt pour son métier, vous en tirerez de précieuses informations sur la façon de financer la bonne solution.

Make it or buy it ? Une question de stratégie

Voici donc une partie des éléments à prendre en compte pour identifier la solution la plus avantageuse financièrement pour votre projet. Attention néanmoins à ne pas baser toute votre stratégie sur le critère budget. Bien définir les facteurs clés de succès de votre projet est indispensable (ex : stratégie, personnalisation, connexion avec le SI, propriété intellectuelle et propriété des données, image de marque, ressources humaines à disposition, etc.).

N’hésitez pas à solliciter des professionnels qui sauront vous guider sur le sujet. Chez Novaway, nous serons ravis de vous accompagner de la phase de conception d'une solution sur mesure à son développement, en passant par le calcul du budget nécessaire.

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