Développement d'un hub de communication pour le bailleur social Est Métropole Habitat
Est Métropole Habitat est un organisme HLM rattaché à Grand Lyon la Métropole. Il gère plus de 16 000 logements. De nombreuses communications sont envoyées de manière automatique ou manuelle quotidiennement. Le bailleur social a ainsi souhaité créer un “hub de communication” : une plateforme centralisant la gestion et le suivi de tous les courriers, SMS et emails envoyés à des locataires, fournisseurs et partenaires.
- Compétences
- Développement web
- UX / UI Design
- Ateliers de co-conception
- Audits
Brief et contexte
Est Métropole Habitat est un organisme HLM rattaché à Grand Lyon la Métropole. Il gère plus de 16 000 logements sur les communes de l’Est lyonnais.
La gestion d’un tel parc locatif entraîne l’envoi quotidien de nombreuses communications. Celles-ci étaient initialement gérées par des outils distincts comme Ikos, Outlook, MySendingBox, etc.
Le bailleur social a souhaité simplifier les démarches de ses collaborateurs et les rendre plus autonomes.
Une plateforme permettant de centraliser la gestion, l’envoi et le suivi des communications a donc été développée.
Principaux objectifs
- Centraliser les actions de communication pour fluidifier les démarches des collaborateurs
- Unifier les communications par la création de modèles réutilisables par tous
- Assurer un meilleur suivi grâce à des historiques des envois et un système de vérification des statuts avancé
- Doubler le nombre de communications sortantes grâce à la digitalisation des process
- Interfacer la nouvelle plateforme avec l’écosystème informatique existant
- Administrer la plateforme depuis un espace complet, adapté au besoin et simple d’utilisation
Un hub de communication pour gérer et suivre ses envois
La plateforme Comet’ permet de créer, envoyer et suivre les communications à destination des différents publics visés par Est Métropole Habitat. Elle dispose de deux interfaces : une interface utilisateurs et une interface administrateurs. Parmi les fonctionnalités principales proposées :
Pour la création et l’envoi des communications
- Créer des modèles de communication réutilisables et modifiables
- Créer, prévisualiser, simuler et envoyer les communications sur les différents canaux
- Retrouver les historiques des communications envoyées et à traiter
- Retrouver des envois/modèles facilement grâce à un moteur de recherche efficace
Pour le suivi des communications
- Suivre l’état des communications par le biais d’un système de vérification des statuts avancé
- Recevoir des notifications pour être avertis de communications à traiter ou des éventuels dysfonctionnements liés aux envois
Une solution bien interfacée avec le système d'information en place
L’un des enjeux majeurs du projet a été de connecter Comet’ avec le système d’information en place. En tant que “hub”, c’est-à-dire de point central entre les solutions de communication, la plateforme a dû s'interfacer à différents outils comme :
- Ikos, logiciel ERP dédié aux bailleurs sociaux développé par Sopra Steria. Le logiciel Ikos contient toutes les informations permettant à Est Métropole Habitat de gérer son activité avec notamment des informations sur les locataires, le patrimoine immobilier, etc.
- L'ESB (Enterprise Service Bus) développé par Amiltone : un logiciel tiers qui centralise les flux inter-application au sein du système d’information.
- Les outils tiers d’envoi des communications : SendingBlue pour les mails, SMSFactor pour les SMS, MySendingBox pour automatiser les envois de courriers.
- Microsoft Teams pour gérer la connexion des utilisateurs en SSO (Single Sign On), c’est-à-dire pour leur permettre de se connecter à Comet’ en utilisant leur compte d’entreprise.
Cette architecture modulaire a été pensée pour être évolutive. Les solutions peuvent être connectées ou déconnectées à la demande en fonction des outils favorisés par Est Métropole Habitat.
Une phase de conception et de webdesign
Comme pour chaque projet web et mobile réalisé par Novaway, le développement de la plateforme Comet’ a été précédé d’une phase d’ateliers et de webdesign qui a comporté :
- Un atelier d’expérience utilisateur pour anticiper les parcours clés et proposer une navigation et une ergonomie efficaces sur l’outil
- Un atelier pour définir la liste des fonctionnalités prioritaires ou non dans le cadre de la programmation des différents sprints de développement
- Des audits techniques (ou proof of concept) pour anticiper les possibilités d’interfaçage entre les différents outils de communication et la future plateforme
- Une phase de webdesign avec la réalisation de maquettes interactives pour pouvoir visualiser la plateforme et faire des retours avant le développement
Nous sommes ravis de l’expérience de travail avec l’équipe de NOVAWAY, tant sur le côté technique que sur la gestion de projet métier et fonctionnelle. L’outil COMET’ dépasse les attentes, tant par sa qualité ergonomique centrée sur l’utilisateur que par le fait qu’il réponde à un réel besoin en interne.
Après plus de 2 ans de collaboration régulière en visio, nous avons enfin pu nous rencontrer il y a quelques semaines. Les relations qualitatives nouées en distanciel ont pu être ressenties lors de notre rencontre, et promettent de belles fonctionnalités sur 2023 !
