Réussir la digitalisation de ses process métiers étape par étape

A l’heure où la transformation digitale promet de nombreux gains en matière de productivité, l’utilisation d’outils obsolètes ou inadaptés représente parfois un véritable manque à gagner pour les entreprises.

Il est donc important de faire le point sur les bénéfices mais également les pertes liés aux technologies exploitées.

Les outils métiers inadaptés : un vrai manque à gagner

Vous constatez une baisse de performance dans votre entreprise ou dans votre service : avez-vous pensé à évaluer la satisfaction des salariés quant à l’utilisation de vos outils métiers ?

Un outil métier non-intuitif, lent, qui rencontre des bugs peut véritablement troubler les process et bonnes pratiques à respecter.

Les pertes liées à un outil métier obsolète ou inadapté

Dans nos précédents audits d’outils métiers, nous avons, par exemple, pu constater :

• une perte de temps dans les tâches (ex : ressaisies inutiles ou pertes de données entre deux échanges de fichiers Excel) 
• baisse de productivité et les pertes financières associées
• une perte de motivation et d’engagement de la part des salariés
• une perte d’informations en cas de bug, ce qui peut quelquefois entraîner une décrédibilisation des services de l’entreprise

Les gains de la transformation digitale par les outils métiers

En outre, les avantages liés à une transformation numérique de ses outils métiers seraient :

• une amélioration du quotidien des collaborateurs
• un accroissement de leur motivation et leur engagement
• des outils dotés de fonctionnalités dans l’air du temps (pour un accès aux données depuis n’importe quel endroit, par exemple).
• une amélioration de la qualité du service rendu aux clients
• un travail plus fluide et une productivité plus élevée grâce à une meilleure gestion des informations, documents, flux de travail…
• une meilleure analyse des données pour pouvoir guider les actions futures
• une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des actions pertinentes pour l'entreprise

Pour résumer : 

"L’avantage principal dans l’initiative de modernisation des process est avant tout de laisser plus de temps à l’homme pour réfléchir aux sujets stratégiques et de passer moins de temps sur des tâches répétitives de gestion et de traitement des données".

Même si l’investissement peut sembler financièrement conséquent, les gains qui y sont associés permettent de voir plus loin en termes de stratégie et de rendement.

Voici, selon notre expérience, les étapes à respecter réussir sa transformation digitale par la modernisation des outils métiers.

Faire un bilan de vos outils métiers actuels

La première étape, lorsque l’on souhaite remettre à niveau un outil métier, consiste à réaliser un premier bilan de l’existant.

Il est indispensable de lister les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs ont accès. Il est ensuite intéressant de faire le point sur l’expérience utilisateur globale proposée par l’outil.

Un audit des pratiques est donc utile pour rendre compte une première fois de l’intuitivité de l’outil, ainsi que des difficultés rencontrées. Réalisé par une personne externe, cet audit digital permet d’analyser l’outil de façon objective sans prendre en considération les potentielles mauvaises habitudes.

Intégrer votre équipe dans la réflexion sur l’outil

Une fois l’audit externe réalisé, il est primordial d’intégrer les utilisateurs au changement. Cela permet de voir si les points identifiés en amont concordent avec les bénéfices et inconvénients ressentis par les utilisateurs.

Intégrer son équipe à la transformation digitale de ses outils métiers a deux avantages principaux :

• récolter des informations terrain et par profil d’utilisateur
• engager les collaborateurs, les faire participer au changement pour les satisfaire au mieux (ce qui est vraisemblablement l’objectif de base), leur donner envie d’utiliser à bon escient ce nouvel outil

Réaliser des audits terrain pour comprendre les attentes et les besoins

Les audits terrain sont le meilleur moyen de récolter le feedback de chaque utilisateur. En cas d’effectif élevé, il peut être effectué sur un échantillon représentatif des collaborateurs.

L'audit terrain peut se composer d'entretiens physiques ou à distance. Il permet de comprendre les besoins des utilisateurs ainsi que leurs frustrations.

Une véritable mine d’or pour réaliser un outil métier adapté à 100 % aux attentes de chacun.

Prioriser les fonctionnalités principales ensemble

Une fois les audits terrain effectués, il est nécessaire de trier les fonctionnalités afin de faire le bilan de celles que l'on souhaite garder, ajouter ou supprimer.

Vient ensuite le moment de la priorisation des fonctionnalités. Cela permet de déterminer lesquelles doivent être intégrées dès la première version de l’outil.

Le développement de l’outil en mode agile

De notre côté, nous privilégions le développement de nouveaux outils métiers en mode agile. Le document établi lors de la priorisation des fonctionnalités sert alors de base à la programmation des étapes de développement (les sprints).

La méthode agile est un réel avantage permettant à l’entreprise de faire des retours régulièrement sur les versions de l’outil livrées. Ces échanges réguliers donnent la possibilité d’obtenir l’outil idéal rapidement par itérations.

Novaway propose aux TPE, PME et grands groupes de réaliser des audits de performance de leurs outils métiers. Nous pouvons également développer des outils informatiques sur-mesure répondant à vos problématiques. Pour plus d'informations sur ce service, n'hésitez pas à nous contacter.