Intranet, digital workplace : bien accueillir ses nouveaux collaborateurs avec un module d’onboarding

Arriver dans une nouvelle entreprise, c'est débuter une aventure dans un environnement encore inconnu. Votre nouvelle recrue doit se familiariser avec vos codes et procédures mais aussi s'intégrer socialement à sa nouvelle équipe. Elle a besoin d'être bien informée, guidée voire rassurée.

En théorie, chaque nouvelle arrivée devrait être préparée avec soin pour que la prise de poste s’effectue dans de bonnes conditions (documentations, entretiens, formations, présentation du nouveau collaborateur à l’équipe..). En pratique, cela peut ne pas toujours être le cas.

Une bonne préparation du processus d'intégration - ou de la phase d'onboarding - est nécessaire pour que le collaborateur puisse se sentir considéré et investi depuis les premiers jours.

Bien qu'il repose en grande partie sur les relations humaines, le processus d'onboarding peut également s'appuyer sur des outils digitaux. Ceux-ci permettront au nouvel arrivant d'approfondir certains sujets et de continuer son apprentissage en autonomie.

Qu'est-ce que l'onboarding collaborateur ?

L’onboarding RH concerne toutes les actions qui composent le processus d’intégration. C’est la première étape pour assurer une bonne expérience dans l’entreprise. Cette phase peut être décisive pour le futur de la collaboration.

Les enjeux d’un bon onboarding :

• Marquer positivement les esprits en faisant une première bonne impression
• Valoriser sa marque employeur
• Rassurer le collaborateur, réduire les éventuels points d'inconfort liés à son arrivée
• Le sensibiliser aux valeurs et objectifs de l'entreprise
• Lui donner envie de s’engager dès ses premiers jours de travail
• Le fidéliser en l’accompagnant et en répondant à ses besoins
• Réduire le taux de départ volontaire prématuré ou en période d’essai et par conséquent limiter les coûts liés à un éventuel nouveau recrutement

Les étapes du parcours d'intégration

La phase d'intégration doit être réfléchie en amont afin de valoriser l'arrivée de votre nouveau collaborateur. Parmi les actions à mettre en place :

• Rédiger tous les documents administratifs (ex : contrat de travail, mutuelle, etc.)
• Commander le matériel et aménager l'espace de travail
• Rassembler tous les éléments nécessaires à la vie dans l'entreprise (ex : badge, carte de visite, téléphone de fonction...)
• Créer les identifiants aux différents outils métiers, à la boîte mail, à l'intranet...
• Assurer un suivi régulier au cours des premières semaines

Si vous disposez d’un intranet ou d’une digital workplace, il est possible d’y intégrer un module pour soutenir la phase d’onboarding. L’objectif n’est pas de remplacer le lien humain mais d’accompagner la stratégie d’intégration.

Voici comment la digitalisation d'une partie de votre stratégie d'onboarding peut aider à mieux accueillir vos nouvelles recrues.

Simplifier la phase d’onboarding en s’appuyant sur mon intranet ou ma digital workplace

Une digital workplace est une plateforme numérique permettant à l’ensemble des collaborateurs de retrouver toutes les informations et outils digitaux mis à disposition par l’entreprise.

Elle va plus loin qu’un intranet en permettant une communication transversale et des interactions entre tous les utilisateurs.

La digital workplace peut être personnalisée en fonction des besoins. C’est un endroit idéal pour mettre à disposition permanente du salarié tous les éléments nécessaires à son intégration.

Voici quelques exemples de fonctionnalités utiles pour accompagner un parcours d’intégration dans une digital workplace, ou même un intranet.

Manager / responsable RH : préparer l’onboarding via mon portail collaborateur

Bien accueillir un nouveau collaborateur, ça ne s’improvise pas. En tant que manager ou responsable RH, préparer une prise de poste nécessite de sécuriser du temps dans un planning parfois chargé.

Digitaliser certaines étapes de la procédure peut alors être d’une grande aide pour :

• Se remémorer toutes les étapes à mettre en place avant l’arrivée
• Rendre autonome le collaborateur pour certaines phases d’apprentissage
• Permettre à d’autres membres de l’équipe de prendre le relais sur certains sujets

Dans une digital workplace, les managers pourraient par exemple :

• Créer en amont les identifiants intranet du collaborateur
• Rédiger une checklist réutilisable pour chaque onboarding et personnalisable si nécessaire selon la typologie de recrutement
• Créer une publication pour prévenir les équipes de la nouvelle arrivée
• Préparer et mettre à disposition tous les documents administratifs liés à la personne
• Programmer des réunions de suivi d’intégration dans un agenda partagé

Un tutoriel pour apprendre à utiliser la plateforme collaborative

L'intranet ou la digital workplace est un outil central qui suivra le collaborateur durant son intégration, puis durant toute sa vie dans l'entreprise. Il est donc important qu'il apprenne rapidement à le prendre en main.

A la première utilisation, un tutoriel peut lui être proposé. Différents formats sont possible, par exemple :

• Des petites bulles de texte qui s’affichent sur les différentes sections pour détailler leur rôle
• Une vidéo tutoriel qui explique le fonctionnement de la digital workplace ou de l’intranet

La personnalisation de l’interface pour l’onboarding

Après avoir appris à prendre en main la digital workplace, le collaborateur va avoir accès à son tableau de bord personnalisé selon ses besoins du moment. L’idée est alors de faire ressortir des modules dédiés à sa bonne intégration pour une durée définie en amont. Il peut par exemple retrouver dans son espace personnel :

• Un kit de bienvenue avec des infos pratiques (ex : présentation de l’organisation, horaires, informations télétravail, où trouver un parking, où déjeuner)
• Des documents génériques pour les nouveaux arrivants dans l’entreprise (ex : explications des process, présentation des outils, procédures RH, congés, mutuelle, etc.)
• Des documents dédiés à l’arrivée sur son poste en particulier
• Des formations et tutoriels vidéos
• Un trombinoscope pour apprendre à connaître ses collaborateurs avant même les présentations officielles
• Un annuaire pour retrouver les contacts de son équipe

Des modules pour favoriser les échanges et les relations sociales

En dehors des modules les plus standards, il est possible de proposer à vos collaborateurs un espace plus ludique favorisant les interactions sociales. Par exemple :

Le fil d’actualités dédié aux nouvelles arrivées

Tous les collaborateurs peuvent y avoir accès. Des publications peuvent être faites pour présenter les nouveaux membres de l’équipe. Comme sur un réseau social, il est alors possible d’interagir avec la publication : commenter, liker, souhaiter la bienvenue, etc.

Le système de mentorat / parrainage

Le mentor / parrain est une personne qui se rend disponible pour accompagner le nouvel arrivant et lui transmettre la culture de l’entreprise. Il peut créer des contenus pour l’aider à prendre ses marques.

Cela peut par exemple prendre la forme d’une to-do list (ex : remplir son profil sur l’intranet, faire son inscription sur une application RH, configurer sa boîte mail, etc.). Il peut également programmer des rendez-vous avec la personne mentorée pour suivre son intégration et répondre à ses questions.

Un espace pour organiser des rencontres avec son équipe

Faire connaissance avec les membres de son équipe est indispensable pour une bonne intégration. Un espace peut être créé pour permettre d’organiser des rencontres en présentiel comme à distance. Il peut comporter un module de réservation de créneaux de type Doodle, celui-ci peut être lié à un agenda partagé et à une salle de visioconférence.

Une section de questions / réponses

Une partie questions / réponses peut être mise à disposition dans la section de la digital workplace dédiée aux nouveaux arrivants. Elle permet aux nouvelles recrues de poser leurs questions et d’obtenir une réponse, par un manager ou par un autre membre de l’équipe. Cette section peut directement être liée à un module de FAQ et proposer une réponse automatique si celle-ci existe déjà sur la plateforme.

Des quiz et jeux pour apprendre à connaître l’entreprise

Si vous souhaitez rendre l’expérience plus ludique, vous pouvez y intégrer de la gamification. Vous pouvez par exemple proposer une partie formation sous la forme de ressources interactives et de quiz.

Des jeux de pistes RH pourraient également apprendre à mieux connaître ses collaborateurs en essayant de trouver des informations sur les membres de son équipe !

Conclure avec le rapport d’étonnement

Pour être efficace, la phase d’onboarding doit être menée sur une période de temps adaptée. Par exemple un mois. Suite à cette période, il est possible de mettre à disposition du collaborateur un rapport d'étonnement. Ce questionnaire permet de faire le point sur ses ressentis quant à son intégration, l'entreprise, l'ambiance de travail, etc.

Les avantages du rapport d’étonnement sont multiples, il permet :

• à l’entreprise de récolter des avis neufs et peut être s’inspirer pour trouver des pistes d’amélioration de son organisation au nouveau collaborateur de s’engager davantage et de
• se sentir inclue dans la stratégie d’entreprise. Cela développe son sentiment d’appartenance et favorise son intégration

Tous les modules cités sont des exemples. Vous pouvez nous faire part de votre projet et de vos besoins spécifiques à intégrer à votre intranet.