Réussir l'intégration d'un site e-commerce B2B dans votre système d'information

Vous projetez de mettre en place un site e-commerce ? Bien l’intégrer au cœur de votre système d’information est une étape indispensable. Elle garantit le bon fonctionnement de vos processus métiers mais surtout l’efficacité de vos équipes, l’amélioration de l’expérience client tout en sécurisant les données de vos utilisateurs. Découvrez la marche à suivre dans cet article !

L'importance d’une bonne intégration du e-commerce au SI

Lorsque l’on souhaite créer un site e-commerce, on a souvent conscience de l’outil final et de l’ensemble des fonctionnalités qui seront accessibles aux utilisateurs. Pourtant, en coulisses :

Des interfaçages (autrement dit, des connexions) à d’autres logiciels, bases de données ou réseaux sont souvent indispensables pour donner vie à votre site.

Les outils préalablement cités forment ce que l’on appelle le système d’information (SI) de l’entreprise.

Les connexions à l'intérieur du SI permettent alors de collecter, stocker, traiter et distribuer des informations pertinentes pour le bon fonctionnement des processus métier.

Concrètement, on y retrouve des outils tels que des annuaires d’utilisateurs, des logiciels de gestion électronique des documents (GED), des outils de gestion des processus métiers comme les ERP, mais aussi des CRM, SIRH, etc.

Exemples d’intégrations fréquentes au SI pour un site e-commerce B2B

Dans le cas d’une entreprise qui propose du e-commerce B2B, la plateforme de vente pourrait être liée à :

• un ERP (progiciel de gestion intégré), par exemple pour centraliser la gestion des stocks, des commandes, de la facturation et de la logistique
• un PIM (product information management) pour la gestion des informations sur les produits
• un CRM pour stocker les informations sur les clients, leur historique d’achats et leurs préférences
• un système de gestion de commandes (OMS) avec le suivi des livraisons et la gestion des retours
• un ou plusieurs système.s de paiement en ligne
• des APIs de suivi de vos fournisseurs ou services de livraison

Tous les SI sont différents et cette liste s’adapte aux choix qui ont été réalisés par l’entreprise. Réaliser un audit personnalisé permet donc de garantir la bonne marche des processus métiers lorsque tous ces outils seront connectés. 

Ce schéma présente un exemple d'intégration d'un site de vente en ligne à un système d'information.

Les avantages d’un interfaçage de qualité

Bien travailler l’intégration de son site e-commerce au SI garantit la performance et le succès de votre solution ainsi que :

• l’efficacité opérationnelle par l’automatisation des processus, la réduction des erreurs et des coûts de main-d'œuvre
• l’amélioration de l'expérience client avec l’accès rapide aux informations et services et la personnalisation des offres
• l’accès à des données en temps réel, qui engendre par exemple une information produits personnalisée et toujours à jour et une gestion des stocks optimisée
• l’analyse avancée de votre activité grâce aux statistiques rendus possibles par les interfaçages
• le respect des bonnes pratiques en matière de sécurité des données et de réglementation

Les défis de l’intégration d’un e-commerce à un SI

La diversité des solutions qui composent le SI peut cependant parfois rendre la tâche plus ardue qu’on ne l’aurait pensé.

Les équipes de développement peuvent faire face à plusieurs défis de taille :

• La complexité technique et la variété des données lorsque les systèmes existants sont anciens ou hétérogènes ou que les données à récupérer proviennent de différentes sources (dont les formats peuvent eux aussi différer).
• La compatibilité des systèmes : les systèmes existants (ex : ERP, CRM, systèmes de gestion de stocks) ainsi que leurs futures mises à jour doivent être compatibles avec la nouvelle plateforme e-commerce.
• La synchronisation des données : assurer la cohérence des données entre le site e-commerce et le système d'information est indispensable. C’est particulièrement le cas lorsque des données telles que les stocks, les prix et les informations sur les produits doivent être mises à jour en temps réel.
• La sécurité des données : les vulnérabilités dans l'intégration peuvent exposer les données sensibles des clients ou de l'entreprise à des menaces de sécurité.
• L’évolutivité : le SI doit pouvoir évoluer pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise.

Pour relever ces défis, rien de tel qu’une méthodologie bien rodée avec des étapes structurées.

Les étapes clés de l'intégration

Intégrer une plateforme e-commerce B2B à un système d’information existant nécessite de suivre plusieurs étapes.

1. Évaluer vos besoins d'intégration

Selon son activité, l’entreprise peut avoir besoin de connecter son e-commerce avec différents outils comme des ERP, CRM, PIM…

La première étape consiste à identifier les outils qui composent votre SI, leur rôle, les données qu’ils contiennent ainsi que les connexions qui seront nécessaires à la bonne marche de l’activité.

Élaborez ensuite un plan détaillé incluant notamment :

• les objectifs des connexions entre vos outils
• les échéances à respecter pour mener à bien votre activité, certains interfaçages pouvant être réalisés dans un second temps
• les ressources humaines et référents outils à qui s’adresser en cas de questions
• les responsabilités des parties prenantes (agence ou porteur de projet)
• la liste des documentations disponibles

Finalement, identifiez les risques potentiels et anticipez des solutions de secours.

2. Choisir la bonne technologie et les outils d'intégration

Le choix de la technologie permettant de communiquer avec un SI est relativement important, chacun ayant ses spécificités. L’intégration de nouveaux outils peut passer par différentes méthodes :

• Les développements sur mesure de connecteurs pour communiquer avec vos APIs, gérer les échanges de fichiers, etc. Cette méthode permet une plus grande souplesse et s'adapte parfaitement à votre système d’information.
• L’utilisation de connecteurs existants : un certain nombre d’outils fournissent des connecteurs / adaptateurs pré-conçus facilitant l’interfaçage de votre solution au SI. S’ils permettent d’accélérer la mise en place de l’outil, ils peuvent parfois montrer leurs limites en matière de mise à jour, d’évolutivité (si maintenu exclusivement par un éditeur) et de personnalisation.

Ce choix doit être fait en fonction de plusieurs facteurs, par exemple :

• L’ancienneté des outils de votre SI : si les outils sont trop vieux, il n’y a potentiellement pas de connecteurs existants
• Existe-t-il une documentation complète et à jour pour établir facilement les connexions ?
• Vos outils ont-ils été développés en interne (potentiellement pas de connecteur existant) ou utilisez-vous des solutions éditeur ?

Nous préconisons les développements sur mesure dans une grande majorité des cas. Cela permet une parfaite maîtrise des échanges entre votre SI et le e-commerce, en ne se concentrant que sur les données nécessaires à l’intégration.

3. Planifier et mettre en oeuvre efficacement l’intégration

Après avoir évalué les besoins et fait des choix technologiques, l'équipe peut passer à la réalisation d'un POC technique (test d'interfaçage avec les outils). Cette étape vise à :

• confirmer la faisabilité des connexions identifiées lors de l'évaluation
• garantir le bon fonctionnement de la récupération des données, en particulier avec les connecteurs sélectionnés

En cas de réussite du POC, le développement de la solution débute. En adoptant la méthode agile, des ajustements peuvent intervenir pendant le développement pour adapter les connexions en fonction des retours d'utilisation.

4. Surveiller, optimiser et faire évoluer

La surveillance des échanges de données au sein d'un système applicatif (par exemple, la détection d'erreurs lors des échanges de données) revêt une importance cruciale dans le contexte d'un site e-commerce (gros volume d'informations à partager avec le SI, fréquence des mises à jour…).

Il est essentiel d'être capable d'identifier rapidement l'origine et les impacts d'un dysfonctionnement afin de prévenir d'éventuelles conséquences sur les performances commerciales.

En ce qui concerne les évolutions, elles résultent souvent de l'ajout de fonctionnalités, de changements de fonctionnement ou de prestataires/outils.

La sécurité et la protection des données indispensables à votre système

Il est impératif de garantir que les échanges de données entre le système d'information et la plateforme e-commerce respectent les meilleures pratiques de sécurité. Par exemple :

• mise en place d’accès sécurisés aux différentes APIs
• échanges de fichiers plats via des plateformes sécurisées
• restriction des accès aux seules personnes autorisées
• chiffrement des données sensibles, par exemple pour les comptes clients
• mise en place d’un outil de surveillance pour détecter les activités suspectes
• mises à jour régulières

Le sur mesure, une option de choix pour les intégrations SI complexes

Dans un monde où le e-commerce B2B évolue rapidement, l'intégration efficace d'une plateforme de vente au SI d'une entreprise est cruciale. Les enjeux sont d’autant plus importants pour les SI complexes.

Bien que le développement sur mesure puisse représenter un investissement initial plus élevé, il offre une valeur ajoutée significative en termes de personnalisation, de flexibilité, d'efficacité opérationnelle et de sécurité.

Si la démarche peut sembler plus exigeante au départ, elle se justifie pleinement par une intégration plus fiable et durable. Elle s’adapte aux particularités et à l'évolution constante des environnements de e-commerce.