E-commerce : gérer efficacement ses produits avec un PIM - Interview de l’agence Sprey

Il y a quelques semaines, nous avons publié notre livre blanc “Boostez vos ventes en B2B grâce au e-commerce”. Ce guide présente entre autres les objectifs, modules indispensables, méthodes d’intégration au système d’information (SI) pour une plateforme de vente en ligne inter-entreprises. 

Parmi les intégrations fréquentes au SI pour un site e-commerce B2B, nous avions évoqué le PIM (Product Information Management) : un logiciel permettant de gérer efficacement toutes les données produits et qui garantit une mise à jour cohérente des informations sur toutes les plateformes connectées.

Dans cet article, nous avons souhaité mettre en lumière ce logiciel parfois méconnu mais pourtant crucial pour la gestion optimale de vos activités de vente en ligne.

Nous avons pour cela interviewé Maxime Haag, directeur technique digital chez Sprey, agence de communication partenaire de notre groupe La Phratrie. Sprey accompagne ses clients dans leur stratégie de communication, leur expérience digitale et la réalisation de leurs supports de communication. L'équipe a également développé la solution PIM & DAM propriétaire "PIM Sprey" pour centraliser les données de ses clients, et qui est aujourd'hui devenu l'outil central de leur production.

Au sommaire de l'interview : 

• Qu'est-ce qu'un PIM (Product Information Management) et à quoi sert-il dans le cadre d'un e-commerce ? (+ exemple d'utilisation)
• Quelle est la différence entre un PIM et un DAM (Digital Assets Management) ?
• Quels sont les avantages de connecter un PIM à un site e-commerce ?
• Comment choisir le bon PIM pour mes besoins ? Quels sont les critères à prendre en compte ?
• Comment mettre en place un système PIM dans mon entreprise ? Quelles sont les étapes à respecter ?
• Le PIM est-il simple à interfacer avec un système d'information (SI) existant ?
• Quels sont les coûts associés à la mise en place et à l'utilisation d'un PIM ?
• Comment mesurer le retour sur investissement d'un PIM ?

Interview de Maxime Haag - Directeur technique digital chez Sprey

Maxime, peux-tu nous expliquer ce qu'est un PIM et à quoi il sert dans le cadre d'un e-commerce ?

Le PIM est un outil centralisé qui permet aux entreprises de gérer et d'organiser efficacement les informations liées à leurs produits. Il sert à consolider les données dispersées sur les fiches produits, telles que les descriptions ou les caractéristiques. Il garantit une cohérence sur toutes les plateformes de vente.

L'utilisation d'un PIM est recommandée lorsque la gestion d'un grand nombre de produits devient complexe. Il offre une solution efficace pour maintenir l'exactitude des informations, rationaliser les processus de mise à jour et assurer une cohérence dans la présentation des produits, en particulier lorsqu'ils sont commercialisés sur plusieurs canaux de distribution.

Exemple d'utilisation d'un PIM

Imaginons une entreprise de vente en ligne qui propose une large gamme de produits, des vêtements aux appareils électroniques. Actuellement, les informations sur ces produits sont gérées manuellement dans des feuilles de calcul et sur plusieurs plateformes de vente en ligne. L'entreprise constate des erreurs fréquentes dans les descriptions des produits, des différences de prix sur différentes plateformes, et une difficulté à mettre à jour rapidement les informations lors de nouveaux lancements de produits.

En adoptant un PIM, cette entreprise centralise toutes les informations sur ses produits. Chaque article a sa fiche produit unique, contenant des descriptions précises, des spécifications, des images, et des prix. Lorsqu'une mise à jour est nécessaire, elle peut être effectuée de manière centralisée, assurant ainsi la cohérence des informations sur toutes les plateformes. Cela réduit les erreurs, améliore l'efficacité opérationnelle et offre une expérience d'achat plus cohérente et fiable pour les clients.

Lorsqu'on aborde le sujet du PIM, il est fréquent d'entendre parler du DAM. Peux-tu nous expliquer ce que cela signifie ?

Le PIM se charge des informations textuelles sur les produits, tandis que le DAM (Digital Asset Management) centralise les médias tels que des images, des vidéos ou des fichiers.

Le PIM et le DAM sont généralement utilisés de façon conjointe de sorte à ce qu’on puisse retrouver facilement les médias associés au produit depuis le PIM. Certains PIM intègrent même directement un DAM.

En résumé, PIM pour le texte et DAM pour tout ce qui est visuel !

Quels sont les avantages de connecter un PIM à un site e-commerce ?

En intégrant un PIM à votre site e-commerce, vous optimisez la gestion des données en permettant à chaque outil de s'exprimer de manière spécialisée. Imaginez le PIM comme un entrepôt centralisé de données, où tous les détails de vos produits sont stockés et gérés avec précision.

D'un autre côté, le site e-commerce devient votre vitrine virtuelle, mettant en avant vos produits de manière stratégique sans la nécessité de stocker toutes les données en son sein. Cela permet une séparation claire des responsabilités, améliorant ainsi la performance globale du système.

Le PIM, c'est comme le couteau suisse du site e-commerce. Avec ses fonctionnalités bien pensées, il simplifie vraiment la gestion des données produits. Dans ses fonctionnalités, vous retrouverez un processus de validation ou chaque produit suit une série d'étapes rigoureuses avant d'être publié sur le site e-commerce.

Vous avez également la possibilité de mettre en place un flux automatisé de données avec vos fournisseurs pour que les informations soient synchronisées en temps réel. Cela signifie que si les prix d'achat évoluent chez nos fournisseurs, le PIM ajuste automatiquement les prix de vente sur le site e-commerce, assurant ainsi une tarification toujours à jour.

D’autres fonctionnalités comme la traduction automatique des données permet d'élargir votre portée en diffusant les informations produit dans plusieurs langues sur votre site e-commerce multilingue.

Comment choisir le bon PIM pour mes besoins ? Quels sont les critères à prendre en compte ?

Avant de sélectionner un PIM, il est crucial d'effectuer une analyse approfondie des besoins en matière de gestion de l'information produit. Prenez en compte des facteurs tels que le volume de produits à gérer, le nombre d’attributs ainsi que les différents canaux de distribution utilisés.

Dans tous les cas, lorsque vous remarquez des retards significatifs dans la mise en conformité des données ou des erreurs récurrentes dans les informations saisies, il devient clair que l'intégration d'un PIM apporterait une valeur ajoutée.

Sur le marché, plusieurs solutions PIM offrent des fonctionnalités de base similaires. La plupart des PIM sont proposés en mode SaaS, mais il existe également des solutions open source telles que Akeneo ou Pimcore. Choisir une solution open source implique d'avoir les compétences internes pour héberger, configurer et maintenir la solution. Avec une solution SaaS, la gestion est prise en charge par le fournisseur.

De nombreux critères doivent être pris en considération lors du choix de la solution idéale, par exemple :

• Est-ce que le PIM offre une facilité de personnalisation pour répondre à nos besoins spécifiques ?
• Permet-il une intégration fluide avec nos systèmes existants ?
• Est-il capable de gérer l'ensemble de nos données de manière efficace ?
• Son interface est-elle intuitive et facile à utiliser ?
• Quelle est la qualité du support client et des services offerts par le fournisseur ?
• Quel est le coût de la licence ?

Je recommande vivement aux entreprises de se faire accompagner par un expert pour les aider à faire ce choix crucial. Et cela tombe bien, mon collaborateur Giovanni et moi pouvons être ces experts !

Comment mettre en place un système PIM dans mon entreprise ? Quelles sont les étapes ?

La configuration et la migration des données vers un système PIM peuvent prendre plusieurs mois, en fonction de la taille de votre catalogue et des contraintes techniques spécifiques à votre entreprise. Ce délai est également influencé par le nombre de fonctionnalités que vous souhaitez mettre en place et le niveau de personnalisation requis pour l'outil. Voici les différentes étapes à suivre pour connecter un PIM à un e-commerce :

1 - Analyser les besoins

Comme mentionné précédemment, une analyse approfondie des besoins en amont et une sélection judicieuse de la solution sont essentielles avant de commencer le travail de mise en place.

2 - Structurer les données

Une fois la solution choisie, je recommande de commencer par la structuration des données. Cette étape implique de définir les attributs nécessaires pour les produits ainsi que l'organisation de l'arborescence du catalogue.

3 - Importer les données

Lorsque la structure est établie, vous pourrez procéder à l'importation de vos données, que ce soit à partir de fichiers Excel ou en connectant votre système d'information existant. Cela vous permettra d'obtenir une première série de données.

3 bis - Mettre en place des flux automatiques provenant des catalogues fournisseurs (si nécessaire)

En parallèle, je suggère vivement d'entrer en contact avec les fournisseurs afin de mettre en place des flux automatiques de données, si nécessaire. Ne sous-estimez pas le temps requis pour cette étape. Assurez-vous d'être en mesure de communiquer clairement les attributs pertinents à vos fournisseurs. Cette démarche permettra d'automatiser efficacement la collecte et la mise à jour des données, assurant ainsi la cohérence et la pertinence des informations dans votre système PIM.

4 - Configurer les flux de données sortants et personnaliser l'outil

Selon la solution PIM que vous avez choisie, il sera nécessaire de configurer les flux de données sortants, c'est-à-dire les listes de diffusion que vous souhaitez établir.

Par exemple, vous pouvez déterminer quels produits et quels attributs vous souhaitez envoyer à votre site e-commerce. Une fois que les flux de données et la structure ont été validés, vous pourrez alors vous attaquer à la personnalisation de l'outil. Cela inclut différentes choses comme la mise en place d'automatisations, la gestion des droits d'accès ou la mise en place d’un processus de validation avant la publication. Vous pouvez également adapter l'interface du PIM, notamment avec l’affichage des données en personnalisation des listes de données ou les formulaires de saisie.

Le PIM est-il simple à interfacer avec un système d’information (SI) existant ?

La facilité d’interfaçage avec les systèmes d'information existants peut varier selon les solutions PIM et l'architecture des systèmes en place. Certains PIM offrent des fonctionnalités avancées d'intégration et des connecteurs prédéfinis, facilitant ainsi cette tâche. Il est recommandé de discuter des besoins spécifiques en matière d'intégration avec le fournisseur de PIM dès le début du processus de sélection.

Quels sont les coûts associés à la mise en place et à l'utilisation d'un PIM ?

La mise en place d'un PIM implique la prise en compte de plusieurs éléments essentiels, notamment l'accompagnement, la configuration personnalisée, les développements sur mesure et la formation des utilisateurs. C'est un coût unique qui va varier en fonction des besoins spécifiques.

Si vous avez opté pour une solution SaaS, vous bénéficierez également d'une licence annuelle qui englobe les coûts d'hébergement, de support et de maintenance, ainsi que les mises à jour de l'outil. En général, le coût de la licence varie en fonction du nombre de produits dans votre catalogue. Il est important de souligner que vous ne trouverez pas de tarification précise sans entrer en contact avec le fournisseur du PIM car ce type de solution nécessite une analyse approfondie.

A prendre en compte dans la tarification :

• Accompagnement
• Configuration sur mesure
  • Définition de la structure des données
  • Création de l’arborescence
  • Personnalisation de l’interface (formulaires / liste de données / filtres)
  • Automatisation des flux de données : fournisseur / ERP / e-commerce..
  • Création des groupes d’utilisateurs et des droits d’accès
  • Mise en place du workflow
  • Mise en place des automatisations
• Développements personnalisés
• Hébergement
• Formation
• Licence / Maintenance

Quid de la mesure du retour sur investissement d'un PIM ?

Le retour sur investissement d'un PIM se réalise sur plusieurs années. Bien que les coûts initiaux de mise en place puissent être significatifs - surtout lorsqu'ils impliquent un investissement de temps considérable - l'amortissement du PIM peut ne pas être immédiat, mais il peut être perceptible dès la deuxième année.

Vous pourrez facilement constater le ROI en comptabilisant initialement le gain de temps et la réduction des erreurs. Il est également important de considérer d'autres aspects, tels que la facilité d'intégration avec d'autres outils ou canaux de distribution.

De plus, vous pouvez prendre en compte des facteurs supplémentaires tels que l'augmentation des ventes, l'amélioration de la qualité des données produit, la réduction des coûts opérationnels et l'augmentation de la satisfaction client. Un élément crucial à ne pas négliger non plus est le confort d'utilisation pour les équipes en interne, qui bénéficieront d'un outil de travail adapté.

Besoin d'informations pour votre projet d'intégration de PIM à un e-commerce ?

Maxime Haag Directeur technique digital chez Sprey	Giovanni Scarpellino Lead developpeur chez Sprey